Wat zijn de kosten van een CRM systeem en wat levert het op?
Wat kost een huis? Tja, daar krijg je al snel het onbevredigende antwoord op: ‘dat hangt er vanaf…’. Kijk je naar een villa in Bloemendaal of een tiny house in de bossen? Gaat het om kopen of om huren? Bij het inschatten van de kosten voor een CRM pakket is dat niet anders: daar kun je geen eenduidig antwoord op geven. Maar, dat gaan we wél proberen!
De abonnementskosten van een CRM systeem voor een MKB-organisatie kost gemiddeld tussen de 15 en de 300 euro per gebruiker per maand.
Dit zijn alleen de abonnementskosten (ook wel: licentiekosten), exclusief andere kosten zoals implementatie, advies, aanvullende training en andere componenten. Bij Archie CRM valt de helpdesk (support) ook binnen het abonnement.
Deze brede bandbreedte zegt natuurlijk nog steeds niet zoveel. In dit artikel duiken we in de prijsmodellen van CRM systemen, met welke kosten je ongeveer rekening moet houden, de kosten voor Archie CRM en wat CRM software je op kan leveren. Ons doel? Jou helpen bij het maken van een goede keuze voor een CRM systeem dat past bij jouw wensen. Daar gaan we!
Hoe zijn CRM systeem kosten opgebouwd?
Licentiekosten/abonnement
In de introductie hadden we het al even over licentiekosten. Of het nu gaat om eenmalige licentiekosten (het eenmalig aanschaffen van de gebruikerslicentie) of om maandelijkse gebruikerskosten; deze zien we vrijwel altijd bij alle CRM-leveranciers terug. Waar aanbieders in het verleden gebruikerslicenties verkochten voor een bepaalde of onbepaalde tijd, zien we dat de meeste aanbieders nu een model aanbieden waarbij je betaalt per gebruiker per maand. Daarmee ben je dus geen eigenaar van de CRM software maar huur je de software en krijg je gebruikersrechten.
Vaak staan deze tools in de cloud zodat veiligheidsupdates en nieuwe functionaliteiten eenvoudig toegevoegd kunnen worden door de CRM-aanbieder en de gebruiker altijd en overal bij de software kan. Hiermee worden gebruikers technisch ontzorgd.
De kosten per gebruiker per maand kunnen ook weer op allerlei manieren aangeboden worden. De meeste leveranciers geven toegang tot meer functionaliteit bij hogere abonnementsprijzen per gebruiker.
Licentie-uitbreiding per gebruiker
Er zijn ook leveranciers die verschillende type gebruikers definiëren binnen een standaard abonnement. Een voorbeeld: als een gebruiker toegang heeft tot de sales functionaliteiten maar ook marketing functies wil gebruiken, kan deze extra licentie toegevoegd worden aan die specifieke gebruiker.
Bij Archie is dit overigens niet het geval. Daar heeft iedere gebruiker gewoon toegang tot alle functionaliteiten die bij het type abonnement passen waar het bedrijf mee werkt. De beheerder van het bedrijf kan uiteraard wel via rechtenstructuren de toegang tot deze functionaliteiten per gebruiker zelf instellen.
*De vergelijking van tarieven zijn gebaseerd op de beschikbare informatie op website van betreffende aanbieders en een momentopname van september 2022.
Implementatiekosten
Naast de terugkerende abonnementskosten kun je bij de meeste CRM leveranciers ook implementatiekosten verwachten. De implementatie kan gedaan worden door de CRM-aanbieder óf door een implementatiepartner.
Bij grotere internationale CRM-aanbieders ben je vaak overgeleverd aan een lokale implementatiepartner. Als er dan iets misgaat moet je op zoek naar een andere implementatiepartner. Er zijn ook leveranciers, zoals Archie, die zowel werken met partners als ook zelf een groot deel van de implementaties verzorgen.
Tijdens de implementatie wordt de software ingericht voor de eerste ingebruikname. Ook in deze fase zien we uiteenlopende CRM-kosten als we verschillende leveranciers naast elkaar leggen. De factoren die de CRM implementatieprijs bepalen zijn o.a.:
De gewenste inrichting van de software voor optimale procesondersteuning
De interne kennis en capaciteit voor het inrichten van CRM software
De gewenste koppelingen met andere systemen
Conversie/data-import
De omvang van de database die overgezet moet worden
De complexiteit van de huidige IT-infrastructuur
“Oke, maar wat kost een CRM-implementatie dan? “
De kosten voor een CRM systeem implementatie variëren enorm. Maar laten we een voorbeeld nemen. Een CRM-implementatie voor MKB-bedrijf met 10 CRM-users moet in de meeste gevallen rekening houden met meerdere dagen ondersteuning. Bij Archie werken we met een beproefde implementatiemethode zodat jouw CRM-oplossing zo snel mogelijk up-and-running is, tegen minimale kosten. Bij een eenvoudige start is een organisatie met €2000,- tot €3000,- al onderweg.
Wij weten dat er leveranciers zijn met implementatiepartners die een veelvoud hiervan rekenen voor de implementatie in een soortgelijke situatie. Dit kan te maken hebben met de implementatiemethodiek, uurtarieven of de aard van de te installeren software. Salesforce, Microsoft en Oracle bijvoorbeeld, bieden vooral een technisch platform aan, wat volledig op maat wordt ingericht. Archie biedt een gebruiksklare oplossing aan. Daardoor hebben gebruikers minder consultancy nodig en is de doorlooptijd van de implementatie veel sneller.
💡Meer weten over onze implementatiemethodiek? Lees hier meer over onze aanpak en wat het voordeel is voor jou.
Training
Naast de technische implementatie is er ook een trainingscomponent. Bij kleinere CRM-systemen met weinig functionaliteit kunnen gebruikers vaak wel aan de slag zonder al te veel training. Door het lezen van handleidingen en het bekijken van online video’s kun je bij dergelijke tools al ver komen. Bij uitgebreidere CRM-systemen met functionaliteiten ter ondersteuning van sales, marketing en service is het trainen van gebruikers verstandig. Daarmee borg je dat gebruikers zo snel mogelijk zoveel mogelijk resultaat halen door te werken met de software.
Support & advies
Kun je met vragen terecht bij een helpdesk of ben je aangewezen op een Engelstalige FAQ-sectie op de website? Als je een nieuwe leverancier overweegt, kijk dan goed naar de support-mogelijkheden. CRM is dynamisch; gebruikerswensen en mogelijkheden veranderen doorlopend. Goede ondersteuning bij het optimaal gebruiken en aanpassen van de software is essentieel.
Archie levert naast uitgebreide documentatie, de Archie Academy en onderhoudsdiensten ook een helpdesk waarbij persoonlijk contact centraal staat. Binnen een minuut kun je iemand spreken die je op weg kan helpen met jouw vraag. Bovendien staat het Archie Customer Success Team voor je klaar om je te helpen CRM optimaal in te zetten.
De meeste CRM-leveranciers bieden een keuze uit verschillende support-abonnementen voor een vast bedrag per maand of via een strippenkaart-systeem, zodat je de ondersteuning kunt kiezen die bij je past.
Add-ons & apps
Een andere belangrijke post om rekening mee te houden is die van aanvullende functionaliteiten, apps en integraties. Kijk vooraf goed naar wat er standaard is inbegrepen in het abonnement van de CRM software die je overweegt. Bepaalde functionaliteiten vallen misschien niet binnen het standaard aanbod. Verschillende leveranciers werken met app-stores of marktplaatsen met tools (eventueel door derden ontwikkeld) die je kunt toevoegen aan de CRM-omgeving.
Integraties andere systemen
Kijk ook naar de standaard integraties die beschikbaar zijn met andere tools. Denk aan e-mailmarketingsoftware, Office 365 of boekhoudsoftware. Standaard integraties zijn doorgaans goedkoper dan koppelingen die opnieuw ontwikkeld moeten worden. Overigens is het leggen van koppelingen met de komst van tools als Zapier wel een stuk eenvoudiger geworden. Daarmee heb je redelijk eenvoudig toegang tot meer dan 3000 apps.
Archie biedt voor de meest gebruikte applicaties standaard koppelingen zodat je snel en tegen de beste prijs aan de slag kunt. Een integratie met Zapier behoort standaard tot de mogelijkheden.
Conversie en import van gegevens
Misschien stap je over van een verouderd CRM-systeem naar een nieuw pakket. Of werk je nog niet met CRM en start je met data uit verschillende systemen. Bij een CRM-implementatie hoort ook het overzetten van gegevens. Of het nu uit Excel komt, een ander CRM-systeem of de boekhoudsoftware; er moet data in het systeem komen. Houd dus rekening met deze kostenpost.
💡 Meer over de integratie van tools met Archie CRM lees je hier
EGUIDE
Download de guide naar meer omzet én blije klanten met CRM
CRM systeem prijzen als een van de factoren
Een CRM-systeem is meer dan de prijs. Wil je zo min mogelijk of zelfs helemaal niets betalen voor CRM? Dat kan! Er zijn spotgoedkope tools beschikbaar en een aantal is zelfs gratis. Let op! Er zit altijd een catch aan dit soort tools. Gratis of laag geprijsde tools zijn vaak zeer beperkt qua functionaliteit óf je kunt er maar een beperkt aantal contacten of verkoopkansen in opslaan. Helaas schieten deze tools vaak tekort en komen organisaties erachter dat ze meer nodig hebben om vervolgens alsnog over te stappen op tools in een andere prijsklasse.
Dan zijn er ook nog open-source oplossingen beschikbaar die in sommige gevallen gratis zijn. Deze worden ontwikkeld door de community. Dat brengt continuiteitsrisico’s met zich mee; het kan zomaar voorkomen dat een functionaliteit niet meer ondersteund of doorontwikkeld wordt.
Naast prijs is het dus belangrijk om CRM-systemen af te wegen op punten zoals:
Gebruiksvriendelijkheid
De implementatiepartner/organisatie (in hoeverre is de partner in staat om mee te denken met jouw business-uitdagingen)
Connectiviteit met andere systemen
Wat levert CRM op?
Natuurlijk zijn de kosten belangrijk. Maar belangrijker nog; wat levert CRM software je op? Wat is de ROI van een CRM systeem voor jouw bedrijf?
Een CRM-systeem dat past bij jouw bedrijf en een leverancier die met je meedenkt is heel wat waard. De belangrijkste opbrengsten van CRM software zijn:
Tijdbesparing: de documenten, e-mails en afspraken met prospects en klanten zijn veel sneller vindbaar
Betere klantgerichtheid: doordat je veel meer inzicht hebt in het gedrag en de behoeften van klanten, kun je hier sneller en beter op inspelen met productontwikkeling en gerichte offertes.
Hogere slaginskans: omdat je meer grip hebt op verkoopkansen speel je beter in op salestrajecten en verhoog je de kans op de order.
Betere interne samenwerking: omdat je alle informatie bij de hand hebt en iedereen werkt vanuit 1 waarheid schakel je samen sneller
Wat Archie CRM je exact oplevert, laten we je graag zien. Plan een demo en leer in slechts enkele minuten wat Archie CRM voor jouw organisatie kan betekenen.
💡 Lees hier meer over de voordelen van CRM
Wat kost Archie CRM?
We hebben gezien welke kosten je allemaal kunt verwachten bij het aanschaffen van CRM software. Op onze prijzen-pagina kun je precies zien wat de tarieven zijn voor de verschillende abonnementen van Archie. Bekijk ook dit rekenvoorbeeld waarbij we ook de diensten hebben meegenomen in een investerings-inschatting.
Eenvoudige start
Abonnementskosten: 45 euro per gebruiker per maand
Eenmalige investering diensten: 2k – 3k euro
Gemiddeld
Abonnementskosten: 65 euro per gebruiker per maand
Eenmalige investering diensten: 10k – 25k euro
Uiteraard zijn de diensten afhankelijk van een eventuele conversie van data uit andere systemen en integraties met andere software zoals ERP.
Voor Non-Profits is er een mogelijkheid om tegen een gereduceerd tarief met Archie aan de slag te gaan. Vaak zijn de middelen immers beperkt, maar de noodzaak om goed te automatiseren groot. Daar wil Archie graag bij helpen.
💡Voor meer informatie over de tarieven van Archie CRM-abonnementen, kijk je hier. Ben je op zoek naar een compleet totaalbeeld van de investering én de opbrengsten van Archie CRM voor jouw organisatie? Klik hier en boek dan een koffie call met een van onze experts.
Heel veel succes met de zoektocht naar jouw CRM-oplossing!
