Breng relatienetwerken in kaart met Archie CRM

Archie CRM is software voor relatiebeheer. Vaak hebben jouw relaties onderling ook contact. Immers, de bedrijven of instellingen in een bepaalde markt kennen elkaar meestal wel en werken soms zelfs samen. Het is dan handig als je de dwarsverbanden tussen personen, organisaties en projecten in kaart kunt brengen. Daar is Archie CRM specifiek voor ontwikkeld.

Eén contactpersoon, meer rollen

Vaak is het zo dat contactpersonen meerdere rollen hebben. De directeur van een bedrijf is bijvoorbeeld ook voorzitter van de lokale ondernemersvereniging en bestuurder bij de grootste voetbalclub in de stad. Of hij zit in de Raad van Commissarissen van een ander bedrijf. Of iemand werkt als ZZP-er voor twee of meer bedrijven. In Archie CRM komt iedere contactpersoon slechts één keer in de relatiedatabase voor. Hij of zij kan meerdere rollen of functies hebben en zo dus aan meerdere organisaties gekoppeld zijn. Door deze manier van relatiebeheer wordt in Archie CRM in één oogopslag duidelijk welke rollen een relatie vervult. Misschien heb je via de ondernemersvereniging contact met de zojuist genoemde directeur en ben op die manier iets te weten gekomen over zijn bedrijf. In Archie kun je die informatie via de relatiekaart van de contactpersoon eenvoudig aan het bedrijf koppelen.

Dwarsverbanden inzichtelijk maken

Je ziet in Archie CRM niet alleen welke rollen iemand heeft, maar ook de onderlinge relaties tussen de mensen in je database. Je ziet bijvoorbeeld dat de zojuist genoemde directeur in het verleden een collega is geweest van het hoofd Inkoop bij een bedrijf in dezelfde branche. Je ziet ook dat hij via de voetbalclub contact heeft met de financieel manager in een ander bedrijf, die namelijk penningmeester is bij diezelfde club. Op die manier kun je de onderlinge relaties tussen mensen gebruiken om bijvoorbeeld bij een nieuwe potentiële klant binnen te komen.

Social media, e-mail en mobiel

Contactpersonen zijn bereikbaar via verschillende kanalen. Ze hebben vanuit de zojuist genoemde rollen vaak meerdere e-mailadressen, en daarnaast hebben ze vaak meerdere profielen op social media. Ook die informatie kun je in Archie CRM eenvoudig aan een contactpersoon koppelen. Op die manier benader je de personen via het juiste e-mailadres, LinkedIn-profiel of Twitter-account.

Met bepaalde contactpersonen binnen een organisatie kan er een uitgebreide communicatie plaatsvinden. Niet alleen via de telefoon of e-mail, die direct aan de contactpersonen gekoppeld wordt, maar ook via worddocumenten, spreadsheets, bouwtekeningen of pdf’s. Al deze digitale bestanden kun je ook koppelen aan de betreffende contactpersoon. Hierdoor raak je geen bestanden kwijt of en hoef je nooit meer te zoeken in onoverzichtelijke SharePoint-omgevingen of op netwerkschijven. Met SmartSearch in Archie CRM kun je de gekoppelde bestanden doorzoeken op trefwoord. Zo vind je snel waar je naar op zoek bent.

Extra velden voor specifieke informatie

Goed relatiebeheer valt of staat met relevante communicatie. De marketingafdeling wil daarom de doelgroepselecties voor bijvoorbeeld een nieuwsbrief of uitnodiging zo afgebakend mogelijk maken. In Archie CRM kun je extra velden aanmaken op het niveau van contactpersonen om deze informatie vast te leggen.

Contactpersonen niet meer werkzaam

Als een contactpersoon met pensioen gaat of van baan verandert, dan laat die persoon vaak een heleboel informatie achter in de vorm van offertes, historie en e-mails. Die informatie zou je kwijt zijn als je die contactpersoon verwijdert. Door de contactpersoon als “niet meer werkzaam” te markeren blijft alles intact en kun je de historie koppelen aan zijn opvolger. Duikt die contactpersoon elders op, dan kan hij of zij eenvoudig weer gekoppeld worden aan het nieuwe bedrijf waar hij werkzaam is.

Een foto bij je contactpersoon

Je kunt in Archie CRM  eenvoudig een foto koppelen aan de contactpersoon met behulp van de Screenshot Tool. Je plukt de foto van het social media-profiel of je maakt een foto tijdens een Teams-meeting. Op die manier hebben binnendienstmedewerkers een gezicht bij de stem en weet de sales buitendienst bij de eerste ontmoeting of de persoon die de hal in komt lopen hun contactpersoon is.

Kleurcode toekennen

Een DMU bestaat vrijwel altijd uit meerdere mensen, die niet allemaal evenveel invloed hebben. Door middel van kleurcodes, die als bolletjes naast de contactpersonen verschijnen, kun je de mate van importantie van een contactpersoon aangeven. Op die manier weet iedereen die de klant te woord staat of het om een beslisser gaat die veel invloed heeft of om iemand die geen invloed heeft op de koopbeslissing.

Formele of informele benadering

Een laatste onderwerp dat we hier willen belichten is de benaderingsvorm. Sommige mensen hechten aan een formele benadering en willen graag dat je hun titulatuur benoemt in een briefaanhef. Anderen vinden dat maar overdreven en worden liever bij hun voornaam aangesproken. In Archie CRM kun je dit eenvoudig vastleggen. Op die manier benader je alle relaties altijd op de manier die het best bij hen past.

Neem plaats achter het stuur

Ben jij benieuwd hoe dit alles er op het scherm uitziet? We geven je graag een laagdrempelige online proefrit, zodat je zelf kunt ervaren op welke manier jij deze gelaagde informatie over contactpersonen kunt inzetten in jouw sales- en relatiebeheerstrategie.