Overstappen naar een nieuwe CRM-oplossing: zo pak je dat aan!
Je hebt besloten! Er is voldoende aanleiding om de overstap naar een nieuw CRM-systeem te maken. De verleiding is misschien groot om als een dolle stier de markt van CRM op te duiken, een systeem te kiezen en aan de slag te gaan. Zeker het huidige systeem iedere dag weer frustraties oplevert en de voortgang van het bedrijf belemmert.
Wacht daar nog even mee en lees eerst onze tips voor een zo soepel mogelijke overstap naar een nieuw CRM-systeem. Hiervoor putten we uit de ervaringen van CRM-experts Ronald en Ruud, die gezamenlijk honderden CRM-trajecten hebben meegemaakt.
1: Start met een business case
Dit is hét moment het CRM-project vanuit een business case aan te vliegen. Hierin leg je vast wat de kosten, opbrengsten en eventuele risico's zijn van nieuw CRM-pakket. Met de business case kun je jouw project dus onderbouwen.
Ga je kosten in kaart brengen? Vergeet dan deze posten niet:
overzetten integraties
training
support (is dat standaard of voor persoonlijk contact extra kosten)
prijs per maand per gebruiker
implementatiekosten
budget voor extra wensen
budget voor toekomstige optimalisatie/uitbreiding
Bij de opbrengsten kun je denken aan:
tijdswinst door verbeterde werkprocessen
meer leads converteren naar klanten door meer grip/verkoopflow ondersteuning
meer omzet bij bestaande klanten door beter relatiebeheer
vrijheid in toolkeuze (geen vendor-lockin)
sneller schakelen bij nieuwe wensen door flexibliteit van CRM-partner
Met het maken van een business case, breng je al een veranderproces op gang. Vraag al vroeg in het proces aan alle betrokkenen om hun ideeën in te brengen. Zo geef je stakeholders de kans om mee te doen en hun wensen kenbaar te maken.
De business case dient dus ook als middel om de verandering aan te jagen en enthousiasme aan te wakkeren voor het CRM-project.
Tip van Ronald Koster, Commercieel Directeur Archie
"Ga zo snel mogelijk aan de slag met een proefversie van de oplossing die je overweegt. Je komt er pas achter of het een verbetering is, als je er mee werkt. Zorg dat je daarbij ook kennismaakt met de supportmogelijkheden!"
2: Onderzoek functionele verbetering
De keuze voor een nieuw systeem wordt vaak gedreven door de behoefte aan nieuwe functionaliteiten of bijvoorbeeld een betere ondersteuning voor een specifieke branche.
Kijk dus goed of de oplossing die je op het oog hebt, voldoet aan de nieuwe functionele wensen. Gebruik handige tools zoals een RFI-document om deze in kaart te brengen en systemen te vergelijken.
Functionele wensen kunnen ook ontstaan vanuit de groei van het bedrijf. Bij groei hoort standaardisatie van processen en meer afhankelijkheid van workflows. Daarin liggen kansen om systemen voor je te laten werken.
Bij Archie werken we zelf met een workflow die de gebruiker precies aangeeft wat er moet gebeuren zodra er een nieuwe prospect aangemaakt wordt. Daarmee borgen we dat de juiste gegevens worden ingevuld en acties worden ingepland.
Tip! Stel jezelf dus deze kernvraag:
Wat ga je verliezen en waar ga je op vooruit?
3: Integraties
Welke integraties kunnen overeind blijven of worden juist overbodig?
Je hebt nu de kans om een platform te kiezen met maximale flexibiliteit dat te koppelen is aan andere tools. Informeer dus goed naar de beschikbare standaard connectoren. Je krijgt een goed beeld van de kwaliteit van de integraties, door de CRM-leverancier te vragen naar voorbeelden uit de praktijk van koppelingen die gebruikt worden door klanten.
4: Support & Bereikbaarheid
Maak kennis met de supportmogelijkheden van de nieuwe organisatie. Je hebt misschien zaken ervaren bij je huidige CRM-pakket waar je vanaf wilt. Denk aan een log en gebruikersonvriendelijk ticketing-systeem voor relatief eenvoudige vragen of wensen. Of een moeilijk bereikbare helpdesk. Onderzoek dus goed in hoeverre je bij jouw leverancier terecht kunt met vragen. Een onderzoekje naar de opleidingsmogelijkheden en de beschikbare documentatie is vaak ook de moeite waard!
5: Overzetten data: Jouw CRM-data is jouw goudmijn.
Als alles in kaart is én je een nieuwe oplossing hebt gekozen, is het belangrijk om de gegevens goed over te zetten. Een ervaren CRM-partner kan dit proces soepel verzorgen. Deze kan je ook helpen bij het maken van keuzes.
De Zolder opruimen
Verhuizen naar een nieuw CRM-systeem zoals Archie is een feest 🎉!
Je hebt namelijk opnieuw de mogelijkheid om je zoldertje op te ruimen. Het is een ijkmoment dat je kunt gebruiken om kritisch te kijken naar de CRM-data en vervuilde gegevens achter je te laten.
Vaak komen gegevens uit verschillende systemen. Archie heeft bijvoorbeeld een tool om gegevens direct te ontdubbelen én op te schonen.
Tip van Ruud Conijn, Sales Director
“Gebruik handige data-tools zoals die van Archie om alle contacten waar bijvoorbeeld een jaar géén contact mee is geweest, te markeren. Door hier de juiste acties op te zetten, kun je vervuilding voorkomen. Bovendien borg je hiermee dat je netjes omgaat met gegevens volgens de AVG-richtlijnen.“
6: Training & communicatie
Een grote uitdaging bij de introductie van nieuwe software is het draagvlak bij de mensen die er mee moeten gaan werken. Begin dus tijdig met het communiceren van de plannen en belangrijke mijlpalen in het traject. Je kunt key-users het beste ook al vroeg betrekken in het traject, bijvoorbeeld bij het inventariseren van de wensen en het opstellen van de business case.
Het is ook belangrijk om mensen tijdig op te leiden en trainingen af te stemmen op de mijlpalen van het implementatietraject. Daarmee zorg je dat de juiste gebruikers ook de juiste kennis hebben bij livegang van de nieuwe oplossing. CRM-software ontwikkelt zich. Door gebruikers ook na de implementatie te blijven trainen zorg je voor maximaal rendement.
Tip van Ronald Koster, Commercieel Directeur
”Ga op bezoek bij leverancier als het kan. Proef de sfeer en maak kennis. Het geeft je een idee hoe flexibel je partner is en of jullie een klik hebben. Zoek een partij die bij je past qua omvang en marktfocus.”
7: Overstapmoment / Schaduwomgeving
Er komt een moment dat de nieuwe software actief is. Bij Archie worden de oplossing ingericht terwijl de oude oplossing nog doorloopt. Na een week of drie kun je definitief converteren en wordt de nieuwe CRM-software leidend. We zorgen meestal ook voor een proefmigratie. Eventuele onvoorziene bijzonderheden komen dan aan het licht.
Kijklicentie
Je kunt informeren bij de vorige leverancier of het mogelijk is om een kijklicentie actief te houden, om af en toe data te kunnen raadplegen in het vorige systeem. Zie het als een digitale archiefkast om erbij te houden. Na een bepaalde periode wordt deze overbodig.
Ondersteuning bij migratie
Op het moment dat de nieuwe software in gebruik genomen wordt, is het verstandig om extra support in te zetten. Als er in de beginperiode vragen zijn of urgente zaken boven komen drijven, kunnen ze direct geadresseerd worden.
“We kwamen erachter dat SAP in theorie wel heel veel salesprocessen kan ondersteunen, maar dat het in de praktijk toch zo is dat je veel minder flexibel bent. De software is minder gebruiksvriendelijk en biedt minder opties om van een standaard pad af te wijken.”
Gerard de Waal, Keyser & Mackay
Conclusie
Overweeg jij de overstap op nieuwe CRM-software? Archie CRM bijdraagt aan jouw bedrijfsdoelen én stellen graag een business case met jou op. Zo maak jij een goede start met het nieuwe CRM-traject.
Leestip! Dit artikel is onderdeel van een tweeluik over het overstappen naar een nieuwe CRM-oplossing. Lees ook deel één van deze tweeluik: Herken je deze signalen? Dan is het tijd voor een nieuw CRM-systeem!
