Herken je deze signalen? Dan is het tijd voor een nieuw CRM-systeem!
In de voortdurende zoektocht naar betere klantenservice én meer efficiëntie, komt het vernieuwen van software steeds vaker voor. Dit zien wij ook terug bij Archie. Bedrijven groeien vaak uit hun CRM-module binnen het ERP-systeem, of ze worden beperkt door een verouderd CRM-systeem. Het is dus tijd voor verandering. De overstap naar een nieuwe CRM-oplossing kan echter een uitdaging zijn. Dit doe je tenslotte niet iedere dag!
Daarom geven wij graag een aantal tips zodat jij de juiste keuzes maakt en zorgeloos overstapt naar een nieuwe CRM-oplossing.
Eerst nodigen we je uit voor een kleine test.
Herken jij een of meerdere punten uit deze lijst? 🔽
Je vindt steeds vaker losse Excel-lijstjes bij sales op het bureau;
Klanten bellen geïrriteerd op om te vragen waar de offerte blijft;
Marketing klaagt dagelijks over de beperkte selectiemogelijkheden voor campagnes;
Je moet jezelf drie dagen opsluiten om een betrouwbare rapportage te maken;
Als een klant een servicevraag heeft, heb je geen idee van de voorgeschiedenis;
Je hebt geen idee wat je collega’s besproken hebben met de klant;
E-mails (van collega’s) zijn nergens zichtbaar.
Heb je een of meer van deze punten met ‘ja’ moeten beantwoorden? Dan zou het weleens tijd kunnen zijn voor een nieuw CRM-pakket!
Ok, je stapt natuurlijk niet zomaar over op iets nieuws.
Het huidige CRM-systeem is misschien al jaren in gebruik en mensen zijn eraan gewend.
Toch kan het een hoop voordelen opleveren om de knoop door te hakken en te kiezen voor een nieuw CRM-pakket.
Aanleiding om over te stappen naar een nieuwe CRM-oplossing
Wij zien in de praktijk een aantal duidelijke aanleidingen die bedrijven ertoe bewegen om over te stappen. Zodra onderstaande aanleidingen de organisatiegroei voldoende afremmen of het werkplezier aanzienlijk verslechteren, is een nieuw CRM-systeem onvermijdelijk.
Aanleiding #1: CRM in ERP: klinkt handig maar voldoet niet
De meeste ERP-systemen bieden basisfuncties voor het vastleggen en bijhouden van contacten. Van een echte CRM-oplossing kun je echter niet spreken. CRM gaat over het optimaal inzetten van middelen om relaties te beheren: of het nu gaat om suspects, prospects, leads, klanten, leden of leveranciers.
Losstaande CRM-oplossingen bieden zoveel meer handige en doordachte opties, dat de meeste bedrijven vroeg of laat overstappen naar een CRM-oplossing. Uiteraard is het wel belangrijk dat deze gekoppeld wordt aan de ERP-omgeving. Je kunt er bij de meeste oplossingen wel op vertrouwen dat er standaard koppelingen of andere integratiemogelijkheden beschikbaar zijn.
Aanleiding #2: Relatiebeheer is onderbelicht
Veel CRM-oplossingen die de afgelopen jaren zijn opgekomen, richten zich vooral op lead-functionaliteit. Vaak bestaan ze uit een basisrelatiekaart en verkoopkansenbeheer-functionaliteiten. De essentie van CRM echter, blijft vaak bij deze oplossingen vaak onderbelicht. Dat is namelijk: het optimaal beheren van relaties .
Tip van Ronald Koster, Commercieel Directeur Archie
“In de wereld van Marketing Automation, Chatbots en AI verliezen we de klant nog weleens uit het oog. Vreemd eigenlijk, want mensen doen uiteindelijk zaken met mensen. Bij Archie spreken we liever niet over Business-to-Business maar over Human-to-Human. Onze tools zijn er dus juist op gericht om de relatie met klanten, leveranciers en partners te versterken”.
Veel organisaties komen erachter dat de mogelijkheden tot het behouden van bestaande klanten onvoldoende aanwezig zijn bij hun huidige CRM-pakket. Als je te maken hebt met een grotere DMU of een groot aantal relaties, kun je al snel het overzicht verliezen. Software die je ondersteunt bij het vastleggen van relevante informatie en het plannen van activiteiten is dan onmisbaar. Dit kan reden zijn om over te stappen op CRM met meer power.
Aanleiding #3: Onvoldoende integratiemogelijkheden
Bij de meeste organisaties die zich ontwikkelen, zien wij ook een groeiende behoefte naar integratiemogelijkheden. Denk aan koppelingen met datatools, financiële software en marketingsoftware. Als de huidige CRM-oplossing het koppelen van andere systemen onvoldoende ondersteunt, kan dit reden zijn om op zoek te gaan naar alternatieve CRM-systemen.
Aanleiding #4: Vendor lock-in: gebrek aan flexibiliteit
Bij Archie zien we regelmatig organisaties overstappen die hun buik vol hebben van de totaalaanbieder waarbij de focus van de accountmanagers ligt op up- en cross selling.
Er zijn oplossingen die hun productaanbod steeds verder hebben uitgebreid. Dit kan natuurlijk handig zijn; je hoeft maar met een leverancier te schakelen voor meerdere bedrijfsapplicaties. Aan de andere kant, kan het ook uitdagingen opleveren.
“We kwamen erachter dat SAP in theorie wel heel veel salesprocessen kan ondersteunen, maar dat het in de praktijk toch zo is dat je veel minder flexibel bent. De software is minder gebruiksvriendelijk en biedt minder opties om van een standaard pad af te wijken.”
Gerard de Waal, Keyser & Mackay
De focus van accountmanagement bij dit soort organisaties verschuift namelijk; ze hebben doelstellingen om ook die andere producten te verkopen. Ook al is dat niet altijd de allerbeste oplossing voor een specifiek deelprobleem. Dit fenomeen noemen we een: vendor lock-in.
De vendor lock-in omzeilen, is een van de meest voorkomende aanleidingen voor organisaties om over te stappen naar Archie CRM.
Aanleiding #5: Huidige pakket maakt beloftes niet waar
Je hebt ooit gekozen voor een CRM-pakket. Wellicht was het een veelbelovende nieuwkomer waar alles mee zou kunnen. In die andere fase van jouw organisatieontwikkeling, was het wellicht de logische keuze. Nu de organisatie echter gegroeid is, merk je dat de leverancier toch niet precies levert wat er beloofd was.
Denk aan de eenvoudige integratie met andere systemen, het genereren van de juiste rapporten of het aanbieden van de nodige functionaliteit voor jouw groeiende serviceafdeling.
Het kunnen overigens ook voor de hand liggende functies zijn die ooit toegezegd zijn, maar nog steeds ontbreken. Denk aan een koppeling met Outlook bijvoorbeeld. Waarmee je met een enkele klik e-mails koppelt aan CRM.
Aanleiding #6: De support & bereikbaarheid vormen een uitdaging
Als een organisatie groeit, groeit ook de behoefte naar mogelijkheden. Vaak zit hier een bepaalde complexiteit in waardoor het contact met de leverancier van groot belang is. Het kan bijvoorbeeld frustrerend zijn als er snel iets geregeld moet worden en je vastloopt in een helpdesk-systeem of een onbereikbare service desk.
Wij zienregelmatig organisaties overstappen naar Archie omdat ze ontevreden zijn over de ondersteuning van hun leverancier. De bereikbare support is een van de voordelen van een Nederlandse leverancier.
Aanleiding #7: Klik met leverancier is onvoldoende aanwezig
Een goede samenwerking en effectieve communicatie met je CRM-partner zijn cruciaal voor een succesvolle implementatie en een soepele ondersteuning. Als je te maken hebt met een internationale leverancier bijvoorbeeld, kan dit al minder soepel verlopen. Deze heeft waarschijnlijk veel minder affiniteit het Nederlandse MKB en de daarbij behorende manier van werken.
Conclusie
In deze zoektocht naar verbeterde klantenservice en efficiëntie wordt de vernieuwing van software steeds relevanter. Dit is een trend die ook bij Archie niet onopgemerkt blijft. Bedrijven merken dat ze uit de jas groeien van de CRM-module binnen het ERP-systeem. Of dat ze worstelen met verouderde CRM-systemen.
Het overstappen naar een nieuwe CRM-oplossing kan een uitdaging zijn die het waard is om aan te gaan: nieuwe CRM-software kan een gamechanger zijn voor jouw organisatie.
We hebben verschillende aanleidingen besproken die bedrijven motiveren om deze stap te zetten. Of het nu gaat om de beperkingen van een bestaand systeem of een slechte klik met je huidige leverancier, de voordelen van een nieuw CRM-systeem kunnen aanzienlijk zijn.
Dus, als je een of meerdere van deze situaties herkent, is het misschien wel het juiste moment om de knoop door te hakken en te investeren in een nieuwe CRM-oplossing. De toekomst van jouw commerciële succes zou hier zo maar eens vanaf kunnen hangen!
💡Leestip! Dit artikel is onderdeel van een tweeluik over het overstappen naar een nieuwe CRM-oplossing. Lees ook deel twee van deze tweeluik: Overstappen naar een nieuwe CMR-oplossing: hoe pak je dat aan?
