Haal meer uit jouw relatiedag met CRM: tips voor een succesvol event
Het event begint. Al na het eerste blokje zie je een aantal ogen wegdraaien. Er waren al niet zoveel deelnemers. Nu zijn de aanwezigen zich ook nog aan het vervelen. Dat moet anders!
Dit gevoel kent iedere marketeer die weleens een event heeft georganiseerd. Een relatie-event biedt een uitstekende manier om nieuwe productontwikkelingen te delen, trends te bespreken en klanten een leuke dag te bezorgen. Maar dan moet het wel goed gaan. Hoe zorg je ervoor dat alles soepel verloopt van uitnodiging tot follow-up? In dit artikel delen we handige tips uit eigen ervaring voor een succesvolle relatiedag die vol zit met enthousiaste deelnemers!
1. Stel een programma samen dat écht waarde biedt
Het begint bij het samenstellen van een programma. Nou, niet helemaal. Daar gaat het dus vaak al mis. Het begint bij het bepalen van jouw doelen. Wat wil je bereiken met het event? Voor wie organiseer je het en wanneer is het een succes? Sta hier goed bij stil met het team, want een klantendag vraagt om een investering in euro’s en tijd van jouw medewerkers én relaties.
Heb je de doelen en kaders goed voor ogen? Dán ben je toe aan het samenstellen van het programma.
Probeer hierbij vooral te redeneren vanuit de wensen van jouw klant.
Hoe verleidelijk het ook is om jouw klanten de hele dag te confronteren met nieuwe productfeatures, echt handig is dat niet. Een sterk programma biedt een goede mix van inhoudelijke content, product-updates en netwerkmomenten.
Topics bepalen
Hoe goed jouw gevoel ook is bij doelgroep, data kan je helpen om gefundeerd inzicht te krijgen in de interesses, uitdagingen en voorkeuren van je klanten. Raadpleeg jouw CRM-systeem en analyseer topics die aan bod zijn gekomen in interacties met jouw collega’s. Website-statistieken kunnen ook een interessante bron zijn van inspiratie voor topics. De best-gelezen-blogposts gaan vrijwel zeker over topics die op dit moment relevant zijn voor jouw doelgroep. Je kunt je relaties uiteraard ook gewoon vragen waar ze graag meer over willen weten!
Variatie in het programma
Als je de topics hebt bepaald, kun je aan de hand van een overkoepeld thema een dag gaan samenstellen. Om het event interessant en interactief te houden kun je denken aan de inzet van:
Inspirerende sprekers die aansluiten bij het thema
Interactieve sessies of workshops met een concrete output waar jouw eventgast direct mee aan de slag kan
Netwerkmogelijkheden, zoals een afsluitende borrel of speeddatesessies en entertainment
Een demonstratie van je nieuwste product of dienst
Voorbeeld dagprogramma relatiedag
2. Een slimme uitnodigingsflow
Een effectieve uitnodigingsstrategie begint met een goed doordachte flow. CRM helpt je om gerichte uitnodigingen te versturen op basis van klantprofielen en eerdere interacties. Combineer je CRM-systeem bijvoorbeeld met e-mailmarketingsoftware als Activecampaign of Spotler Mail+ om:
Gepersonaliseerde uitnodigingen te versturen
Automatische reminders en follow-ups in te plannen
De respons bij te houden en gastenlijsten real-time bij te werken
💡Segmenteren in Archie CRM
Met behulp van tags en segmentaties in CRM verstuur je verschillende groepen een uitnodiging op maat.
Biedt topklanten bijvoorbeeld een exclusieve sessie aan of nodig CEO’s uit voor een speciale strategie-track in je programma. Naast bestaande klanten kun je ook bepaalde prospects uitnodigen aan de hand van specificaties zoals bedrijfsgrootte of regio. CRM kan ook helpen bij het uitnodigingstraject. Klanten die zich reeds hebben ingeschreven bijvoorbeeld, worden automatisch uitgesloten van de lijst voor de tweede uitnodiging.
Uitnodigingsflow voorbeeld
Vaak zijn er meerdere contactmomenten nodig om een klant of prospect te verleiden om het event te bezoeken.
In Archie CRM kun je een hele planning bijhouden voor deze verschillende contactmomenten. Je maakt in een handomdraai lijsten van relaties die je wilt uitnodigen. Je vult activiteiten van collega’s voor belmomenten en legt vast wanneer je reminders moet sturen.
Op basis van campagne- en responscoderingen weet je wie is uitgenodigd, zich heeft ingeschreven of juist heeft afgemeld. Omdat je centraal werkt vanuit CRM, heeft iedereen inzicht in het uitnodigingsproces en voorkom je onnodige vergissingen.
Vragen aan de marketingafdeling zoals ‘is Mevr. Janssen van Machines International B.V. al uitgenodigd?’ worden daarmee overbodig.
Een flow met meerdere uitnodigen kan er zo uitzien:
✉️ Save-the-date (met outlook-agenda tijdsblok)
✉️ Eerste uitnodiging (met in hoofdlijnen het programma én een interview met de expert spreker)
✉️ Tweede uitnodiging (met het uitgebreide programma en een recap video van vorig jaar)
✉️ Laatste kans-uitnodiging
Daarnaast kun je het event uiteraard aandacht geven door event op de website te promoten, het event te noemen in iedere uitgaande e-mail van het personeel en relaties telefonisch uit te nodigen.
Contentmachine
Events zijn ook content-katalysatoren. Het event biedt je de kans om content te delen met relaties. Een aantal voorbeelden:
Blogs en interviews met sprekers voorafgaand aan het event
Social media posts en teasers met aankondigingen
Live-verslagen of video’s van eerdere edities van het event
“Verstuur ook eens handgeschreven kaarten!
Wij hebben bij Archie zelf ervaren hoe goed de respons is op handgeschreven uitnodigingen.
Daarmee val je toch op in deze digitale wereld! ”
3. Verzorg een sterke follow-up voor maximale impact
Een relatiedag is pas echt geslaagd als je het momentum vasthoudt. CRM is een handige tool om alle interacties en inzichten uit het event vast te leggen en een doordachte follow-upstrategie uit te rollen.
Dit kan bijvoorbeeld door:
Deelnemers een evaluatie te laten invullen voor waardevolle feedback
Een geautomatiseerde bedankmail te sturen met highlights van de dag
Leads op te volgen met een gepersonaliseerd aanbod
Blogs, whitepapers of e-books te delen met verdiepende informatie
Relatiegegevens te verrijken op basis van nieuwe interacties
Door CRM te koppelen aan je eventsoftware (zoals Livestorm, GoToWebinar of registratietools op locatie) heb je in CRM inzichtelijk wie aanwezig was, welke sessies ze volgden en welke vragen ze stelden. Gebruik deze data om je relaties verder te verdiepen en je volgende event nóg beter te maken.
Door slimme koppelingen met je marketingtools te maken, kun je content personaliseren en automatiseren. Zo blijft je event langer hangen bij je doelgroep.
4. Hoe ga jij CRM inzetten bij jouw volgende relatiedag?
Een goed georganiseerde relatiedag met enthousiaste deelnemers draait om meer dan alleen een leuk evenement. Door CRM centraal te stellen, zorg je voor een naadloze ervaring vanaf de eerste save-the-date, versterk je klantrelaties en maximaliseer je de impact van je event. Met slimme koppelingen tussen CRM, e-mailmarketing en eventsoftware houd je grip op alle contactmomenten en benut je elke kans om waardevolle connecties te versterken.
Ga jij een relatiedag organiseren? Zet CRM in als je geheime wapen en maak er een succes van!