CRM & dataveiligheid: hoe je data als goud behandelt
Round table met Diana Zwagerman en Ruud Conijn van Archie CRM
Terwijl technologie in sneltreinvaart vooruit dendert, nemen ook de risico’s toe. Van digitale inbraken tot internationale spanningen: dataveiligheid is niet langer een IT-aangelegenheid, maar een strategisch vraagstuk voor elke organisatie.
Hoe ga je daar als organisatie slim mee om? Tijdens een round table sessie bij Archie CRM gingen Diana Zwagerman (algemeen directeur) en Ruud Conijn (sales directeur) in gesprek over dataveiligheid, het belang van betrouwbare CRM-systemen en hoe AI zowel kansen als nieuwe verantwoordelijkheden met zich meebrengt voor Nederlandse ondernemers.
Data is goud (maar behandel je het ook zo?)
"Data is het nieuwe goud van de organisatie," opent Diana. “Het is een glazen bol. Als je CRM-data goed organiseert, kun je anticiperen in plaats van reageren. Toch zijn veel mkb’ers er niet dagelijks mee bezig. Begrijpelijk, ze willen gewoon ondernemen. Maar dat maakt onze rol als softwarepartner juist zo belangrijk: wij moeten hen helpen bewuster te worden van de risico’s én kansen.”
Ze geeft een treffend voorbeeld van een ondernemer wiens salesmanager vertrok – en daarmee ook het hele klantdossier dat enkel in Outlook stond. “Dat soort dataverlies is funest. Niet alleen qua informatie, maar ook voor de klantrelatie.”
“Ik zie het als mijn persoonlijke missie om ondernemers te helpen met slimme software - en ze bewust te maken van de valkuilen rondom data, zodat ze daarop kunnen anticiperen.”
Geopolitiek & data: toenemende zorgen over Amerikaanse cloud-providers
De grillige ontwikkelingen in de wereldpolitiek drijft organisaties richting lokale softwarepartners, ziet Diana.
“We merken een toenemende vraag naar software die níet afhankelijk is van Amerikaanse clouddiensten. Klanten willen controle over hun data: waar staat het, wie heeft toegang, hoe worden back-ups geregeld?”
Ruud vult aan: “Wij krijgen ook steeds meer vragen van prospects die informeren naar hybride oplossingen. Bijvoorbeeld draaien op een Amerikaanse cloud, maar met een schaduwomgeving on premise in Nederland. Dat zegt veel over hoe serieus organisaties datarisico’s nemen.”
Een van de zorgen is de Amerikaanse Cloud Act. “Die geeft, simpel gezegd, de Amerikaanse overheid de mogelijkheid om toegang te krijgen tot jouw data, ook als jij een Europees bedrijf bent,” legt Diana uit. “Dat zien steeds meer organisaties als een risico, zeker nu internationale relaties onder druk staan.”
Archie speelt hierop in met robuuste oplossingen via Infradax, een Nederlandse cloud-provider. “Onze dataopslag én back-ups bevinden zich volledig in Nederland, volgens de 32110-backup regel*. Dat betekent: meerdere kopieën, op verschillende locaties, waaronder ook offline. Daarmee hebben klanten maximale controle en maximale veiligheid over hun data.”
32110 Backup rule
Je bewaart drie kopieën van je data op twee verschillende typen media, waarvan minimaal één kopie op een externe locatie is opgeslagen. Ook bewaar je één back-up die niet direct toegankelijk is vanaf het primaire netwerk. Deze regel benadrukt met de nul het belang van foutloze back-ups.
AVG? Al lang ingebouwd in Archie
Toen de AVG/GDPR-wetgeving opkwam, was Archie er als een van de eersten bij. Ruud: “Onze software is volledig compliant. Zaken als bewaartermijnen zijn standaard ingebouwd.” Diana vult aan: “Juist overheidsorganisaties waarderen dat. En het helpt ook commerciële organisaties om compliant én efficiënt te blijven werken.”
Waarom steeds meer bedrijven kiezen voor Nederlandse CRM-aanbieders
De keuze voor een partij als Archie wordt steeds vaker ingegeven door betrouwbaarheid en bereikbaarheid. Diana: “Ons kun je gewoon bellen. Je krijgt niet te maken met een chatbot of Engelstalige supportlijn, maar wordt direct geholpen door mensen met inhoudelijke kennis. Klanten waarderen dat enorm.
Uit recent onderzoek dat we hebben gedaan onder onze klanten blijkt dat vertrouwen in de softwarepartner een doorslaggevende factor is. Bedrijven willen weten met wie ze zakendoen, wie toegang heeft tot hun data én of er snel geschakeld kan worden.”
Een ander voordeel: datavrijheid. Ruud legt uit: “Bij ons krijg je je heb je de mogelijkheid om jouw data door ons te laten exporteren en mee te nemen als je besluit te stoppen – dat klinkt logisch, maar bij veel grote buitenlandse aanbieders is dat lastig, of zelfs onmogelijk.”
Diana: “Ook belangrijk: we bestaan al meer dan 40 jaar. We zitten al sinds het begin in het CRM-vak, als softwareproducent én als CRM-specialist. Dat betekent dat we niet alleen weten hoe onze software werkt, maar ook hoe je het in de praktijk succesvol inzet.”
“Bij grote internationale softwarepartijen heb je vaak te maken met consultants met een grotere afstand tot de software, die afgerekend worden op factureerbare uren,” voegt Ruud toe. “Wij ontwikkelen onze software zelf en kennen onze markt. Daardoor kunnen we sneller schakelen én meedenken met klanten. Dat scheelt enorm veel tijd én kosten voor de klant.”
Diana sluit af: “Wij gaan voor klantbehoud en klantgroei. Dat is niet alleen onze filosofie in de omgang met klanten – het is ook hoe we onze software ontwikkelen. Zodat onze klanten duurzaam kunnen groeien op basis van sterke klantrelaties.”
AI en CRM: nieuwe kansen, nieuwe verantwoordelijkheden
AI is overal. Ook in Archie CRM worden steeds meer slimme toepassingen geïntegreerd. Ruud noemt de ChatGPT-koppeling: “Die gebruik ik om snel meer informatie te vinden over prospects, zonder Archie te verlaten.”
Diana wijst op het belang van private AI: “Organisaties willen niet dat al hun data op straat ligt. Daarom gaan we steeds meer oplossingen zien waarbij je alleen werkt met je eigen data, bijvoorbeeld voor analyses of rapportages.”
Een volgende stap voor ons? Via AI-vragen stellen aan je Archie-database. “Stel je voor: je vraagt om een overzicht van klanten uit de regio Noord-Holland met een omzet van 5 miljoen of meer in de groothandel-branche. Dat is al mogelijk in Archie, maar AI gaat het nóg eenvoudiger maken. Als een extra collega die voor mij de database induikt en informatie geeft waar ik om vraag.”
Toch vraagt AI ook om nieuwe bewustwording. Diana: “We nemen onze verantwoordelijkheid hierin. In juni nodigen we een professor gespecialiseerd in AI en data uit, die onze klanten meeneemt in wat AI écht betekent. Wat zijn de mogelijkheden? Hoe blijf je kritisch? En hoe zorg je voor een toepassing van AI in je werk en dagelijks leven, net als destijds bij de opkomst van het internet?”
“De Aandachtsmonitor in Archie laat je precies zien waar je klantrelatie onder druk staat en geeft je de tools om direct te schakelen.”
Data-gezondheid: meten = weten
“Daarmee zijn we weer terug bij data.” Geeft Diana aan. “De data in CRM is het hart van je organisatie. Daar moet je goed voor zorgen. Het kan geen kwaad om af en toe eens kritisch naar je database te kijken: is die nog gezond? Kloppen de gegevens nog?”
Ruud vult aan: “Een handig hulpmiddel hierbij is de Aandachtsmonitor van Archie. Die legt haarfijn bloot waar de pijn zit in het contact met relaties. We houden precies bij wanneer een mail is opgeslagen, wanneer het laatste contactmoment was, of er offertes openstaan en wanneer er voor het laatst besteld is. Dan kun je ineens zien: hé, we hebben al drie maanden niets gedaan met deze klant. Dat geeft direct handvatten om actie te ondernemen en deze klant de juiste aandacht te geven.”
Persoonlijk contact blijft cruciaal
Tot slot benadrukt Diana het belang van échte verbinding in een digitale wereld. “AI is een hulpmiddel. Maar in relatiebeheer draait het nog altijd om aandacht. De juiste aandacht voor je klant verdien je altijd terug. Dat is en blijft de essentie van CRM.”
