Integratie CRM en e-mailmarketing: maximaal resultaat

Het CRM systeem vormt bij veel organisaties het commerciële hart van de organisatie. Marketing-, sales- en servicemedewerkers gebruiken CRM om grip te krijgen op waardevolle data zoals klant- en prospectinformatie. Er ontstaan mooie synergievoordelen door tools aan elkaar te koppelen. Wat is het voordeel van een koppeling tussen CRM en e-mailmarketing software?

Welke CRM-integratiestrategie kies je?

Een discussie die al zo lang loopt als het bestaan van software: kies je voor een alles-in-één-softwaresuite of ga je voor best-of-breed-oplossingen die je aan elkaar koppelt?

All-in-one-software

Je kunt proberen om zoveel mogelijk bedrijfsprocessen af te dekken met een alles-in-één softwarepakket. Het voordeel hiervan is dat medewerkers met één gebruikersomgeving te maken hebben en je slechts één softwarepakket hoeft te beheren. Het nadeel is dat je in de meeste gevallen niet beschikt over de allerbeste software voor het specifieke proces dat je probeert te automatiseren. Dat kan je remmen in het behalen van maximale resultaten. Ook kun je het risico lopen op een vendor-lock-in: als je eenmaal werkt met een bepaald platform ben je hier voor nieuwe functionaliteiten ook op aangewezen. Dit kan tot hoge kosten leiden.

Best-of-breed-software

Door uit te gaan van een best-of-breed-architectuur profiteer je van de beste oplossingen in de markt voor verschillende afdelingen, processen en functionaliteiten. Ook wissel je eenvoudiger van softwarepakket als je toe bent aan nieuwe mogelijkheden of als je uit je jas groeit met de huidige leverancier. De coronacrisis heeft laten zien hoe belangrijk een flexibel softwarelandschap is om adequaat te kunnen reageren op marktontwikkelingen.

CRM-integratie: de belangrijkste voorwaarde voor succes

Een best-of-breed-strategie kan alleen goed werken als er goede koppelingen liggen tussen de verschillende systemen. Hiermee voorkom je een wildgroei aan databases en zorg je dat de tools elkaar optimaal aanvullen. In dit artikel gaan we verder in op de integratie tussen CRM en e-mailmarketing.

Hoe CRM en e-mailmarketing het beste in elkaar naar boven halen

Door een integratie tussen CRM en e-mailmarketing, ontstaan nieuwe mogelijkheden voor marketing, communicatie, HR en sales. Eén van de grootste voordelen van het koppelen van beide systemen: het importeren en exporteren van lijsten is verleden tijd! Daarmee bespaar je tijd, neem je frustraties weg en reduceer je de kans op fouten.

Door te werken vanuit doelgroepsegmenten in CRM kun je eenvoudig de juiste adressen selecteren voor je campagne. Zo zorg je voor gerichte marketing-, sales- of interne communicatieboodschappen. De e-mailsoftware zorgt vervolgens voor goed opgemaakte berichten, verzendkracht en analysemogelijkheden om maximaal rendement uit campagnes te halen. Omdat data, zoals de verzonden berichten en resultaten van campagnes, middels de CRM-integratie terug in je CRM-systeem lopen, verrijk je de CRM-database direct voor analyses en toekomstige contactmomenten.

Voorbeelden van CRM en e-mailintegratie in de praktijk

Doelgerichte marktbewerking

Heb jij doelgroepen onderverdeeld in PMC’s (product-marktcombinatie), mini-verticals of regio’s? Het maakt niet uit welke selectiecriteria je hanteert, vrijwel alle velden in jouw CRM-database kun je gebruiken om selecties op te baseren. Maak segmenten aan in CRM en zet ze met een druk op de knop door naar de e-mailtool. Verstuur doelgroepspecifieke nieuwsbrieven via de e-mailsoftware. Omdat de resultaten worden teruggegeven aan CRM zie je in CRM bij iedere prospect of klant welke marketingcampagnes ze hebben ontvangen.

Nieuwe leads automatisch in CRM

Werk jij in campagnes met formulieren om prospectdata te verzamelen, zoals bijvoorbeeld een whitepaper-download om websitebezoekers te converteren naar leads? E-mailoplossingen zoals Spotler Mail+ bieden de mogelijkheid om formulieren aan te maken en deze op landingpages in te zetten. Door deze formulieren te koppelen aan CRM, kunnen de resultaten automatisch, na eventueel een verificatieslag, in de CRM-software lopen. In dit voorbeeld verrijk je je CRM-database dus met de gegevens van mensen die de whitepaper hebben gedownload. Zo kun je dus eenvoudig en geautomatiseerd de prospectdatabase uitbreiden en bestaande data verrijken.

Marketingkracht voor salesmedewerkers

Ook voor salesprofessionals biedt de koppeling nieuwe mogelijkheden. Na een verkoopgesprek stuur je met een druk op de knop vanuit het CRM-systeem een uitnodiging voor een (online) event naar de contactpersoon. Uiteraard geheel in stijl met een template in de huisstijl. De uitnodiging wordt automatisch gelogd in CRM, zodat jij en jouw collega’s precies kunnen zien wie reeds een uitnodiging heeft ontvangen.

Geïnformeerde en betrokken medewerkers

Het informeren, inspireren en binden van medewerkers is met het toegenomen thuiswerken niet eenvoudig. Goede interne nieuwsbrieven kunnen daar een belangrijke rol in spelen. Door de CRM-omgeving, met daarin ook alle personeelsleden, te koppelen aan de e-mailmarketingsoftware, kan de HR-afdeling op dezelfde eenvoudige wijze als de marketingafdeling e-mails met relevante content naar specifieke groepen medewerkers uitsturen. Ook hier kun je de velden uit CRM, zoals voornaam of achternaam, ontsluiten naar de nieuwsbrief om e-mails persoonlijk te maken. Op deze manier maak je een professionaliseringsslag rondom de interne communicatie en zijn de HR-afdeling en de interne communicatieafdeling verzekerd van een efficiënt communicatieproces in de organisatie.

Tot slot…

Dit waren enkele voorbeelden hoe een CRM-integratie met e-mailmarketing direct leidt tot efficiëntere processen op de afdelingen marketing, sales en HR. De mogelijkheden zijn eindeloos. Ook andere afdelingen kunnen hun voordeel hiermee doen.

Archie CRM biedt standaardkoppelingen met Spotler Mail+ en Outlook en een koppeling met Mailchimp. Wil je andere e-mailmarketingtools gebruiken in combinatie met Archie CRM? Informeer dan naar de mogelijkheden.